Whistleblowing system

PT Primaplast Indonesia Tbk memiliki komitmen untuk menerapkan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik atau Good Corporate Governance (GCG), pedoman perilaku (code of conduct) serta peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam seluruh aktivitasnya.  Komitmen ini diharapkan mampu mempertahankan eksistensi perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuan perusahaan. Terkait dengan hal tersebut, PT Primaplast Indonesia Tbk (Persero) senantiasa berupaya untuk memastikan bahwa sistem GCG dan pengendalian internal yang ada telah cukup efektif menangkal berbagai risiko. Namun demikian, adakalanya bahkan kedua sistem tersebut dapat saja luput dalam memberikan informasi dini mengenai terjadinya pelanggaran di PT Primaplast Indonesia Tbk (Persero).

Sejalan dengan hal tersebut, diperlukan suatu sistem atau mekanisme standar di PT Primaplast Indonesia Tbk (Persero) untuk menampung segala pengaduan pelanggaran atau potensi pelanggaran yang dapat berdampak buruk bagi perusahaan. Sistem ini sangat diperlukan agar tidak terjadi kerugian maupun risiko. PT Primaplast Indonesia Tbk (Persero) menyadari bahwa penanganan atas setiap pengaduan pelanggaran merupakan salah satu bentuk kepastian penegakan aturan dan etika perusahaan bagi seluruh insan PT Primaplast Indonesia Tbk  (Persero) dalam pelaksanaan tugasnya.

Prinsip Dasar

• Tanggung jawab dan kewenangan pengelolaan dan pelaksanaan Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing System) berada pada Direksi.
• Penyampaian laporan dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh Pelapor harus memberikan informasi, bukti atau dugaan yang jelas atas terjadinya pelanggaran yang dilaporkan dan memenuhi unsur-unsur 4W 1H, yaitu sebagai berikut: What (apa dugaan pelanggaran yang diketahui Pelapor?), Where (dimana perbuatan pelanggaran tersebut terjadi/dilakukan?), When (kapan perbuatan pelanggaran tersebut dilakukan?), Who (siapa saja yang terlibat dalam perbuatan pelanggaran tersebut?), How (bagaimana perbuatan pelanggaran tersebut dilakukan?)
• Perusahaan membuka akses pelaporan melalui penyediaan program aplikasi yang dapat diakses calon Pelapor.
• Pelapor dapat mencantumkan identitas atau tidak mencantumkan identitas (anonim).
• Tim Pengelola Whistle Blowing System wajib menerima dan menyelesaikan pengaduan pelanggaran sepanjang laporan dimaksud telah didukung dengan kelengkapan yang dipersyaratkan.
• Perusahaan menjamin kerahasiaan dan memberi perlindungan kepada Pelapor sepanjang laporan pelanggaran yang disampaikannya bukan merupakan laporan palsu maupun fitnah.
• Perusahaan akan melindungi identitas Terlapor sepanjang laporan atas pelanggaran yang dilakukan oleh bersangkutan belum dapat dibuktikan secara meyakinkan.

Lingkup Pengaduan

Lingkup pengaduan yang akan ditindaklanjuti oleh Tim Pengelola Whistle Blowing System merupakan tindakan yang dapat merugikan Perusahaan, yaitu sebagai berikut:

• Penyalahgunaan fasilitas Perusahaan.
• Pengancaman.
• Penyelewengan uang Perusahaan.
• Penyalahgunaan jabatan untuk kepentingan pribadi atau golongan atau kepentingan lain di luar Perusahaan.
• Penggelapan aset Perusahaan.
• Penerimaan, pemberian dan permintaan gratifikasi.
• Pelanggaran etika dan perbuatan asusila.
• Pembocoran rahasia Perusahaan.
• Pemerasan.
• Pencurian.
• Penipuan.
• Kecurangan.
• Pelanggaran disiplin.
• Benturan kepentingan.
• Korupsi.
• Kolusi.
• Nepotisme.

Kewenangan Penanganan Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing System)

• Dugaan Pelanggaran oleh Pegawai / Pegawai Outsourcing/ Pegawai Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) yang bekerja di Perusahaan -> Penanganan laporan dugaan pelanggaran yang berkaitan dan/atau dilakukan oleh Pegawai / Pegawai Outsourcing/ Pegawai Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) yang bekerja di Perusahaan, termasuk Tim Pengelola Whistle Blowing System merupakan kewenangan Direktur Utama.
• Dugaan Pelanggaran oleh Direksi dan / atau Dewan Komisaris -> Laporan dugaan pelanggaran yang berkaitan dan / atau dilakukan oleh Direksi dan / atau Dewan Komisaris disampaikan kepada Pemegang Saham.
• Laporan dugaan pelanggaran yang berkaitan dan / atau dilakukan oleh anggota Direksi dapat ditindaklanjuti oleh Dewan Komisaris sesuai kewenangannya sebagaimana diatur oleh Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan anggaran dasar Perusahaan.
• Dugaan Pelanggaran oleh Organ Pendukung Dewan Komisaris; penanganan laporan dugaan pelanggaran yang berkaitan dan/atau dilakukan oleh Organ Pendukung Dewan Komisaris disesuaikan dengan ketentuan terkait.

Mekanisme Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing System)

• Pelapor dapat menyampaikan laporan dugaan pelanggaran melalui:
  • Website whistleblowing system PT Primaplast Indonesia Tbk; atau
  • E-mail dengan alamat pengaduan.pelanggaran@primastraw.com
• Untuk mempercepat dan mempermudah proses tindak lanjut pengaduan, maka Pelapor -> dapat memberikan informasi mengenai data diri (alamat, nomor telepon, faksimile atau alamat e-mail dengan pilihan anonim); harus memberikan informasi awal yang dapat dipertanggungjawabkan (masalah yang diadukan, yaitu pokok pengaduan atau permasalahan yang ingin diungkapkan serta jumlah kerugian (jika bisa ditentukan), dan sebaiknya satu pengaduan hanya untuk satu masalah saja agar informasi yang disampaikan lebih fokus); pihak yang terlibat (siapa yang diduga bertanggungjawab atas kejadian tersebut termasuk saksi dan siapa atau pihak mana yang diuntungkan atau dirugikan); lokasi kejadian (lokasi, lapangan atau unit operasi tempat terjadinya masalah tersebut dengan spesifik menyebut nama, tempat atau fungsi yang dimaksud); waktu kejadian (periode kejadian dari masalah tersebut, baik berupa bulan, tahun atau tanggal tertentu saat terjadinya masalah); bagaimana terjadinya masalah tersebut dan bukti yang dapat dilampirkan; informasi apakah kasus ini pernah dilaporkan kepada orang atau pihak lain; serta informasi apakah kasus ini pernah terjadi sebelumnya.
• Jika ingin melampirkan data dukung berupa hard copy dokumen terkait dengan dugaan pelanggaran (misalnya barang bukti), dapat ditujukan ke: PT Primaplast Indonesia Tbk Jl. Kaserangan – Pengampelan, RT.006/RW.003, Kaserangan, Kec. Serang, Kabupaten Serang, Banten 42182 Telp.+62-254 8285888 UP. Ketua Tim Audit Internal.
• Penyerahan hard copy dokumen terkait dugaan pelanggaran tersebut dengan mencantumkan alamat email pada dokumen yang akan dikirim.

Perlindungan Bagi Pelapor dan Terlapor

• Perusahaan wajib untuk melindungi Pelapor pengaduan.
• Pelindungan Pelapor pengaduan dimaksudkan untuk mendorong keberanian dalam melaporkan pelanggaran.
• Perlindungan Pelapor meliputi jaminan terhadap kerahasiaan identitas Pelapor dan isi laporan serta jaminan keamanan bagi Pelapor dari Perusahaan terhadap perlakuan yang merugikan, seperti pemecatan yang tidak adil, penurunan jabatan atau pangkat, intimidasi, pelecehan atau diskriminasi dalam segala bentuknya dan catatan yang merugikan dalam file data pribadi.
• Perusahaan juga memberikan jaminan kerahasiaan terhadap identitas Terlapor selama dugaan pelanggaran belum terbukti.
• Terlapor harus diberi kesempatan penuh untuk memberikan penjelasan atas bukti-bukti yang   ditemui, termasuk pembelaan jika diperlukan.
• Perlindungan bagi Pelapor ini dilakukan dengan mengingat azas kerahasiaan antara Pelapor dengan Perusahaan. Pembocoran sifat kerahasiaan ini oleh Pelapor akan menghapus kewajiban Perusahaan atas jaminan kerahasiaan yang diberikan kepadanya dan dalam kasus tertentu dapat mengakibatkan hilangnya perlindungan kepada Pelapor.

Sanksi Pelaporan Palsu

• Bagi pihak dalam Perusahaan yang mengirimkan laporan palsu atau berupa fitnah atau laporan yang mengandung unsur itikad tidak baik yang merugikan Perusahaan, dapat dikenakan sanksi sesuai dengan peraturan Perusahaan atau dapat dilaporkan kepada penegak hukum.
• Bagi pihak luar yang mengirimkan laporan palsu atau berupa fitnah atau laporan yang mengandung unsur itikad tidak baik yang merugikan Perusahaan, dapat dilaporkan kepada penegak hukum.